Welcher Dienst zum Verwalten von Notizen und Aufgaben?

Ich muss zugeben, ich bin ein Fan von Notizverwaltern und Aufgabenplanern. Die besten Gedanken und Ideen kommen mir spontan unterwegs oder Nachts im Bett und sind genau so schnell wieder vergessen. Papier und Bleistift sind nie rechtzeitig zur Hand und schnell verschludert oder gerade am falschen Ort (ja, genau so ergeht es Lennard in Memento). Wie oft habe ich mir schon gedacht, verdammt, hätte ich mir das jetzt aufgeschrieben!.

Für Leute, die ein ähnlich bröckeliges Kurzzeitgedächtnis haben, bietet sich ein Onlinedienst mit dazu passender App natürlich geradezu an: Das Handy ist immer dabei und die Notizen und Aufgaben sind dank Synchronisation über die »Cloud« auch auf dem Rechner sofort verfügbar. Falls man wirklich nackt unterwegs ist, kann man sich optimalerweise auch an einem Webinterface bedienen.

Nun hangele ich mich schon seit Jahren von Dienst zu Dienst, auf der Suche nach dem perfekt auf mich zugeschnittenen Konzept. Anfangs habe ich die Notizfunktion meines alten Nokia-Handys benutzt, allerdings war ich an das Handy gebunden und das Synchronisieren mit dem PC sehr lästig. Zeitweise habe ich sogar überlegt selber einen Dienst zu entwickeln, weil ich mit den vorhandenen nie ganz zufrieden war. Hier möchte ich nun mal alle nennenswerten Stationen auf diesem Weg kurz und subjektiv vorstellen. Doch zuerst meine persönlichen Anforderungen:

• Notizen und Aufgaben sollten online gespeichert werden können.
• Ein übersichtliches Webinterface und eine simple Android-App sollten vorhanden sein. Die Unterstützung weiterer Plattformen ist ein weiteres Plus (falls man mal das System wechselt)
• Die Android-App sollte auf dem Handy mit nur einem »Klick« ein Eingabefeld für eine neue Notiz/Aufgabe anzeigen.
• Die Android-App sollte Verknüpfungen zu bestimmten Listen ermöglichen, so dass mit einem »Klick« gleich die gewünschte Liste einsehbar ist. So möchte ich z. B. eine Einkaufsliste immer griffbereit haben, anstatt sie erst suchen zu müssen.
• Auf dem Rechner sollte auf die gespeicherten Notizen und Aufgaben schnell zugegriffen und genau so schnell welche erstellt werden können, bestenfalls mit einem separaten Programm oder einer Browser Erweiterung (in meinem Fall Google Chrome), so dass nicht extra die Weboberfläche aufgerufen werden muss.
• Kategorisierungen und Tags wären nett, damit man nicht die Übersicht verliert.
• Priorisierungen, Zeitlimits, Erinnerungen, Fotonotizen usw. sind für mich kein Muss, Hauptsache es ist schnell und übersichtlich.

Remember The Milk

RTM war mein erster Notizdienst, mit dem ich eigentlich auch ziemlich zufrieden war, nicht zuletzt wegen dem gutgelaunten Logo. Im Grunde handelt es sich um einen Aufgabenplaner, wobei man Aufgaben auch Notizen anhängen kann. Ein Webinterface und die Unterstützung vieler Plattformen in Form von Erweiterungen und Apps sind vorhanden. Um letztere allerdings nutzen zu können, ist eine Pro-Mitgliedschaft nötig, die 25$ pro Jahr kostet. Tags und viele weitere Metadaten können hinzugefügt werden, eine Offline-Nutzung im Browser mit dem inzwischen veralteten Google Gears ist möglich. Es gibt ein Android-Widget, welches eine definierbare Auswahl an Aufgaben anzeigt.

Allerdings fehlen mir die oben erwähnten direkten Ein-Klick-Verknüpfungen auf dem Smartphone: Zum Hinzufügen einer neuen Notiz sind mindestens zwei »Klicks« nötig, ein schnelles Wechseln der Listen ist nicht möglich. Eine Browsererweiterung gibt es leider auch nicht; das Webinterface ist etwas unübersichtlich geraten und wurde auch innerhalb der letzten Jahre kaum überarbeitet. Insgesamt scheint mir dieser Dienst leider in der Entwicklung stehengeblieben zu sein und wurde meiner Meinung nach von anderen überholt. Deswegen habe ich meine Pro-Mitgliedschaft nicht mehr verlängert und mich nach anderen, kostenlosen Möglichkeiten umgesehen:

Windows Sticky Notes

Den Ansatz der Kurznotizen, wie sie seit Windows 7 mitgeliefert werden, fand ich ganz spannend. Leider arbeitet das Programm offline und somit lokal, ist also mit den anderen Diensten nicht wirklich vergleichbar. Aber um schnell Notizen in einer den Post-Its sehr ähnlichen Weise festzuhalten, ist es super geeignet: Mit einem Klick wird ein neuer Notizzettel auf dem Desktop erstellt und ein simpler Text kann eingegeben werden. Farbauswahl und kleinere Formatierungen sind auch möglich, mehr allerdings nicht wirklich. Sehr nützlich für mich ist die Unterstützung von Stift-Tablets, so dass ich meine Notizen schnell handschriftlich verfassen kann. Also für die schnelle Notiz perfekt. Vielleicht liefert Microsoft ja irgendwann eine Synchronisationsmöglichkeit nach.

Springpad

Das kostenlose Springpad habe ich bisher am längsten genutzt, da es so ziemlich alles bietet, was mir wichtig war. Er unterstützt nämlich Aufgaben UND Notizen. Daneben kann man auch Rezepte, Kinofilme, Lesezeichen, Einkaufslisten, Produkte usw. hinzufügen, der Umfang an Möglichkeiten ist sehr groß. Der Fokus von Springpad liegt eher im sozialen Bereich: Benutzer können ihre Notizbücher freigeben, sich gegenseitig folgen und sich mit ihren Facebook Freunden verbinden. Es gibt zwar kein natives Programm, dafür aber eine taugliche Weboberfläche mit Offline-Funktion. Die Android-App bietet perfekt anpassbare Widgets und Verknüpfungen, der Ein-Klick-Zugriff ist hiermit problemlos möglich. iOS Apps sind auch vorhanden. Synchronisiert wird praktisch sofort und im Hintergrund; allerdings kam es beim Benutzen der Android-App öfters vor, dass Aufgaben verschwanden oder zusätzlich leere angelegt wurden, was bei wichtigen Notizen sehr ärgerlich ist.

Was mir fehlt sind einige Funktionen der Weboberfläche. So sind beispielsweise standardmäßig auch erledigte Tasks sichtbar und mit Notizen und anderen Einträgen vermischt, was das ganze recht unübersichtlich macht. Zwar gibt es eine Google Chrome Erweiterung, mit der Notizen hinzugefügt werden können, ohne die Website zu besuchen, allerdings ist diese sehr träge, so dass die Benutzung nicht wirklich angenehm ist. Insgesamt lässt die ebenfalls träge Weboberfläche noch Raum für Verbesserungen, wie z. B. eine übersichtlichere Aufmachung, die Speicherung von Zuständen der einzelnen Notizbücher oder eine Sortierung der Einträge per Drag&Drop statt über ein kleines Icon mit Auswahlliste.

Man kann vermuten, dass Springpads Geschäftskonzept auf der Auswertung von Kundendaten und individueller Werbung beruht. So gibt es bisher kein kostenpflichtiges Premium-Modell und gespeicherte Notizen oder abgehakte Aufgaben können nur umständlich einzeln gelöscht werden.

Wunderlist

Das vielversprechende Wunderlist der jungen Berliner Wunderkinder habe ich seit Anbeginn verfolgt. Der kostenlose ToDo-Planer für Windows, Mac, Linux, iOS und Android überzeugt im Vergleich mit der Konkurrenz mit der aufgeräumtesten und optisch ansprechendsten Oberfläche. Verschiedene Listen, Prioritäten und Deadlines sind möglich; die Weboberfläche ist recht fix und intuitiv per Drag&Drop zu bedienen.

Anfangs hat es mich nicht sonderlich überzeugt, da es sich bei der Android-App um eine Portierung aus iOS handelte. Dementsprechend war der Funktionsumfang sehr eingeschränkt und die App viel zu träge. Inzwischen gibt es eine native Android-App mit einem Widget, welches eine Auswahl an Aufgaben anzeigen kann. Eine Ein-Klick-Bedienung auf dem Smartphone ist damit aber noch nicht möglich, genauso wie direkte Verknüpfungen von Listen auf dem Homescreen. Das Abhaken von ToDos ist bisher etwas frickelig, da kann man schon mal schnell daneben tippen. Nicht anfreunden konnte ich mich mit der Art der Synchronisierung, welche nicht sofort nach einer Änderung stattfindet, sondern verzögert. Somit kann es zu Inkonsistenzen kommen. Eine Browsererweiterung oder Bookmarklet zum schnellen Erstellen einer Aufgabe gibt es auch nicht.

Nach mehrwöchigem Test muss ich sagen, dass Wunderlist leider noch an meinen Wünschen vorbeigeht. Aber ich bin gespannt, was hier die Zukunft bringt. Auch das Wunderkit steht ja bereits in den Startlöchern.

Evernote

Kommen wir nun zum Klassenprimus Evernote. Hierbei handelt es sich wohl um den aktuell umfangreichsten Online-Notizverwalter auf dem Markt, und auch die Macher scheinen sehr bemüht ihr Kind stetig zu verbessern und zu verbreiten. Tags, haufenweise Metaangaben, eine schnelle Suche, Freigabemöglichkeiten, Apps, Weboberfläche, Browsererweiterungen, native Programme für alle möglichen Oberflächen sind vorhanden. Sogar eine Windows Phone 7 App wird angeboten. Es existiert eine kostenpflichtige Premiumversion, die Grundfunktionen sind aber auch kostenlos nutzbar.

Warm geworden bin ich mit Evernote anfangs nicht wirklich. Erstens fand ich die manuelle bzw. zeitgesteuerte Synchronisierung nicht sehr gut gelungen: Neue Notizen werden nicht gleich automatisch mit dem Evernote Konto abgeglichen, sondern verzögert. Auch mit dem Rich-Text-Editor konnte ich mich nicht anfreunden: Notizen wollte ich gerne als reinen Text speichern, Webseiten als Link und nicht eingebettet als HTML. Die Android-Möglichkeiten haben sich mit der Zeit stark verbessert, so gibt es z. B. inzwischen ein Widget, mit dem man direkt eine neue Notiz erstellen kann.

Nun, während ich diesen Beitrag schrieb, habe ich mir alle Dienste noch einmal angesehen und auch Evernote mal eine wirkliche Chance über mehrere Tage gegeben. Und ich muss sagen, Evernote ist entgegen meiner früheren Annahme wirklich beeindruckend und sehr gut nutzbar!

Die Killerfeatures sind für mich die sehr gut funktionierende integrierte Texterkennung in Bildern (OCR), die schnelle Suche und die Integration ins System durch den Evernote Clipper. Mit nur einem Klick auf den Clipper oder die Chrome Erweiterung können Screenshots erstellt, Notizen eingegeben oder Artikel von Webseiten ausgeschnitten werden. Bei letzterem erkennt Evernote automatisch, welcher Teil der Webseite wirklich den Artikel enthält, und speichert nur diesen.

Dass Webseiten komplett als HTML abgespeichert werden, hat mehrere Vorteile: Diese können nämlich nun komplett nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, was die Suche sehr mächtig macht. Auch bleibt einem der Artikel erhalten, falls die URL mal nicht mehr erreichbar sein sollte. Deswegen ist Evernote auch als Lesezeichenablage sehr geeignet: Lesezeichen lassen sich schneller wiederfinden als im Browser, der nur den Titel des Lesezeichens speichert (Opera ist da übrigens etwas intelligenter als andere Browser).

Überhaupt findet man bei Evernote seine Notizen einfacher und schneller wieder, als bei z. B. Springpad. Speichert man das Bild eines Flyers als Notiz ab, wird der darin enthaltene Text automatisch für die Suche lesbar gemacht. Das funktionierte überraschend gut!

Dann gibt es noch nette Features wie lokale Notizbücher, die nur offline existieren, oder die Möglichkeit Notizbücher zu einem Obernotizbuch zusammenzufassen. Das Windows Programm ist im Vergleich zu den Web-Konkurrenten sehr schnell, für den Notfall gibt es aber auch ein Webinterface.

Bei Evernote gibt es nur Notizen, keine Aufgaben. Inzwischen muss ich sagen, dass das für mich kein großer Nachteil mehr ist: Für eine neue Aufgabe lege ich einfach eine neue Notiz an, ist diese erledigt, wird die Notiz gelöscht. Das hält die Datenbank sauberer, als wenn sie von vielen abgehakten Todos überflutet wird, wie das bei Springpad der Fall ist. Zusätzlich habe ich ein Label »ToDo« angelegt, mit welchem ich Notizen markiere, die Aufgaben enthalten.

Inzwischen nutze ich Evernote regelmäßig und bin bis auf die oben erwähnten Nachteile sehr zufrieden damit. Einzig Aufgabenlisten wie Einkaufslisten sind damit schwer zu organisieren. Deswegen greife ich in diesen Fällen auf den nächsten Dienst zurück:

Google Aufgaben

Was bisher vermutlich den wenigsten aufgefallen ist, ist dass Google in seinem Kalender auch eine Aufgabenverwaltung versteckt. Diese bietet zwar nicht viele Funktionen, ist aber für schnelle Notizen und solche Dinge wie Einkaufslisten gut geeignet.

Für den einfachen Zugriff gibt es mehrere Chrome Erweiterungen (z. B. Better Google Tasks), die schneller sind, als beispielsweise die von Springpad. Auch Android-Apps sind vorhanden, z. B. liefert GTasks die Möglichkeit dem Homescreen Widgets und Verknüpfungen zu Listen hinzuzufügen. Somit können neue Aufgaben/Notizen mit nur einem »Klick« erstellt werden. Die Synchronisation ist Google-typisch problemlos und schnell.

Nachteilig ist zum Beispiel, dass URLs in Aufgaben nicht als Link dargestellt werden oder alle Notizen aller Listen nur in der App gleichzeitig angezeigt werden können.

Fazit

Zur Zeit benutze ich also Evernote in Verbindung mit Google Tasks für einfachere Sachen und bin damit sehr zufrieden. Ich bin aber gespannt, wie sich die anderen Dienste entwickeln, vor allem Wunderkit. Ob ich aber später noch bereit bin meine Notizen wieder in einen anderen Dienst zu überführen, wird sich dann zeigen. Schließlich sammelt sich da mit der Zeit so einiges an.